Suunnitelmakirjasto
Suunnitelmakirjastosta löydät kaikki lainsäädännön vaatimat koulujen suunnitelmat yhdestä paikasta helposti ilman suunnitelmaviidakossa seikkailua.
Meidän haastattelemissa yli 50 kunnassa yleinen ongelma on se että suunnitelmia säilytetään eri paikoissa eikä kukaan muista enää mistä tietty suunnitelma löytyy, tai mikä on se uusin tiedostoversio josta löytyy ajantasalla olevat tiedot.
Tämän takia sekä hallinnossa, rehtoreilla ja opettajilla menee vuosittain viikkoja aikaa tiedon etsimiseen ja muisteluun mistä suunnitelma löytyy, minkä seurauksena taas suunnitelmat jäävät helposti symbolisiksi dokumenteiksi eivätkä ne tule aidosti käyttöön arjessa niin kuin ne on tarkoitettu.
Sen sijaan suunnitelmakirjaston avulla avulla saadaan suunnitelmat helposti saataville yhteen paikkaan, josta ne löytää helposti kun niitä tarvitsee sekä päästään eroon eri tiedostoversioista jolloin kaikilla on aina ajantasainen versio suunnitelmasta.
Tällä säästetään aikaa sekä hallinnon että rehtoreiden ja opettajien puolelta, Tampereella ratkaisulla säästettiin vuosittain 1,5 henkilötyövuotta aikaa. Sen lisäksi suunnitelmat saadaan aidosti käyttöön ja mukaan viikkopalavereihin niin kuin ne on tarkoitetukin, Tampereella opettajille ja yksikön johtajille suunnatussa haastattelututkimuksessa (1/2026) selvisi että suurin hyöty ratkaisusta oli että tiedot löytää paljon helpommin kuin pitkistä word/pdf-pötköistä.
Automaattinen päivitys ja seuranta
Automaatiolla suunnitelmat uivat suoraan lakisääteisistä pohjista kaikille kouluille ja näet yhdestä paikasta suunnitelmatyön edistymisen.
Suunnitelmaprosessiin kuluu paljon manuaalista työtä lähtien suunnitelmapohjien lakisääteisten vaatimusten seuraamisesta suunnitelmapohjien kopioimiseen ja jakeluun yksiköille. Sen jälkeen kouluissa ja päiväkodeissa yksikön johtajan aikaa kuluu edistymisen seurantaan ja keskustelun koontiin, word-tiedoston muotoilujen korjaamiseen ja suunnitelmien esittelyyn henkilöstölle. Lopuksi myös yksiköiden suunnitelmien arviointiin, yhteenvetoon ja raportointiin sekä yksiköissä että hallinnossa kuluu aikaa tiedon koostamiseen eri ryhmistä ja eri yksiköistä.
Tämän takia itse kehitystyöhön ja keskusteluun ei jää yksiköissä useimmiten lainkaan aikaa eikä hallintopuolella riitä aika suunnitelmatyön läpikäymiseen ja tukemiseen, minkä vuoksi suunnitelmatyö koetaan joissakin yksiköissä irrallisena ja pakollisena osana kun suunnitelmien toteutumista ei tarkemmin seurata.
Automatisoitu suunnitelmakirjasto poistaa kaikki nämä manuaaliset työvaiheet ja suunnitelmat uivat automaattisesti lakisääteisistä pohjista aina kouluihin ja päiväkotien ryhmiin asti. Sillä yhdistetään suunnitelmiin myös arviointi joka mahdollistaa automaattisen tietojen koonnnin ja yhden näkymän josta näkee miten eri kouluissa suunnitelmat ovat toteutuneet ja miten toteumat ovat kehittyneet viime vuosien aikana.
Automaation avulla hallinnossa voidaan keskittyä opetuksen kehittämiseen ja nähdään reaaliajassa mihin asioihin kentällä kaivataan tukea. Rehtoreiden aikaa taas säästetään suunnitelmatyön manuaalisesta seurannasta ja muistuttelusta.
Suunnitelmatyön vuosikello
Vuosikellolla voidaan niputtaa kymmenet rehtoreita rasittavat suunnitelmat ja kyselyt yhteen automaattisesti päivittyvään edistymisen seurantaan.
Helppokäyttöinen lisäosa jo valmiiksi käytössä oleviin Microsoftin työkaluihin on saanut kiitosta yksikön johtajista opettajiin.
Kukaan ei halua opetella uuden tietojärjestelmän käyttöä kiireisen arjen keskellä, vaikka tietäisikin sen helpottavan arkea tulevaisuudessa. Ja kun tietokoneen käyttö ei lähtökohtaisesti ole se keskeinen työtehtävä, idea uuden tietojärjestelmän käyttöönotosta pelottaa jo valmiiksi.
Sen seurauksena asioita tehdään vanhalla mallilla, jonka tiedetään vievän loppupeleissä merkittävästi enemmän aikaa mutta arjessa tuntuu kuitenkin helpommalta vaihtoehdolta kuin uuden opettelu, minkä seurauksena jäädään ikuisesti jumiin kun vanhojen työtapojen vuoksi aina on kiire kun tulee muutoksia opetuksen suunnitteluun ja aika ei riitä ihan perusarjen pyörittämiseen. Tai sitten ollaan kokeiltu tehdä muutoksia mutta niitä ei saada kunnolla vietyä läpi ja kuitenkin palataan takaisin vanhaan totuttuun tapaan.
Suunnitelma-työkalun käytön sen sijaan oppii alle viikossa. Eräs Tamperelainen rehtori totesi että sen käyttö on niin helppoa ettei siihen tarvitse käyttöohjeita. Siilinjärven päiväkodin johtaja taas kertoi päiväkodin johtajien infossa muille että ensimmäisellä kerralla piti vähän ihmetellä mitä täältä löytyy mutta sen jälkeen oli todella yksinkertaista käyttää. Tamperelainen opettaja taas kertoi että vaikein asia oli löytää sovellus intranetistä, mutta kun sovellukseen pääsi sen käyttö oli tosi helppoa.
Helppokäyttöisyydellä vältetään perinteinen muutosvastarinta ja valitus ja saadaan opetushenkilökunta innostumaan uuden ratkaisun tuomista helpotuksista arkeen. Ja säästetään perinteinen 6kk kestävä uuden sovelluksen opetteluun kuluva aika.
